Elle est mal-aimée. C’est l’ennemi de beaucoup de développeurs qui la considèrent comme une perte de temps. Et pourtant, bien utilisée, elle est ESSENTIELLE.
Dans le monde complexe et dynamique d’aujourd’hui, le succès d’une entreprise repose en grande partie sur sa capacité à gérer efficacement ses ressources et ses processus. Une composante essentielle de cette gestion réside dans la documentation appropriée. La documentation façonne la création, la gestion et l’utilisation des ressources.
Explorons l’importance de la documentation dans le contexte du management, tout en mettant en avant l’importance d’une documentation disponible, à jour, et de l’utilisation d’outils centralisés et communs. Nous verrons également comment entraîner les équipes à utiliser cette documentation de manière optimale.
La Documentation : Une fondation solide pour la gestion
La documentation peut être considérée comme la pierre angulaire de toute entreprise prospère. Cela englobe la création de manuels/guides, de politiques, de chartes (graphiques et éditoriales / plateformes de marque), de procédures, de rapports et de toute autre forme de contenu écrit ou enregistré qui décrit les opérations de l’entreprise. Cette documentation sert de référence pour les employés, les gestionnaires et les parties prenantes externes.
La clarté est essentielle : L’un des avantages comparatifs de la documentation est la clarté qu’elle apporte aux processus et aux attentes. Les employés disposent de ressources pour comprendre leurs responsabilités et les procédures à suivre. Cette clarté réduit les erreurs, améliore la conformité et renforce la cohérence.
Historique et apprentissage : La documentation crée également un historique précieux. Les entreprises peuvent tirer des enseignements des succès et des échecs passés en examinant les documents. Cela favorise l’amélioration continue et la prise de décision éclairée.
La Documentation : facilitatrice d’un management efficace
Les outils de management modernes sont des catalyseurs de l’efficacité dans la création, la gestion et l’utilisation de la documentation. Voici comment ces outils sont devenus essentiels pour les entreprises :
- Collaboration améliorée : Les outils de gestion de projet et de collaboration, tels que Teams, Sharepoint, Jira, Confluence, Wiki, et Github, permettent aux équipes de travailler ensemble en temps réel, peu importe où elles se trouvent. Cela facilite la création de documents et garantit que les informations sont toujours à jour. Attention cependant à ne pas les multiplier inutilement et à en garder une utilisation cohérente entre les différentes équipes.
- Stockage et accès centralisés : Ces outils offrent un stockage centralisé pour la documentation, facilitant la recherche et l’accès aux informations nécessaires. Plus besoin de fouiller dans des dossiers physiques ou des courriels éparpillés. Ce point est d’autant plus important si vos équipes sont décentralisée en France, en Europe et dans le monde.
- Documentation disponible et à jour : Grâce à ces outils, il est possible de maintenir une documentation disponible, à jour, et accessible à tous. Cela renforce la transparence et la cohésion au sein de l’entreprise.
- Documentation compréhensible par tous : En anglais pour les équipes globalisées et offshore. Restez prévoyants ! Variez aussi les formats : vidéo (screencasts, recordings), podcasts, images et diaporamas etc…
- Formation et adoption : Entraîner les équipes à utiliser ces outils et à tirer pleinement parti de la documentation est essentiel. Cela implique de les écouter, de les comprendre, de les faire participer, de garantir l’adoption, et de gérer les frustrations et les cas particuliers.
La Documentation dans l’action
L’importance de la documentation à travers un exemple concret : une entreprise de développement logiciel agile travaillant sur des projets internationaux.
- Conception : Les équipes de développement utilisent des outils tels que Jira et Confluence pour documenter les spécifications du produit, les plans de développement, et les comptes rendus de réunions. Cela garantit que chaque membre de l’équipe a accès aux informations cruciales, ce qui facilite la collaboration entre les équipes de différents pays.
- Production : Les développeurs utilisent Github pour stocker et gérer leur code source. Les mises à jour sont documentées, permettant ainsi à l’ensemble de l’équipe de suivre l’évolution du projet.
- Formation et adoption : L’entreprise investit dans la formation de ses équipes pour qu’elles maîtrisent les outils de gestion. Des sessions de formation régulières sont organisées, et des forums de discussion sont mis en place pour résoudre les problèmes et les cas particuliers.
Les contre-exemples à éviter sont nombreux
Et la plupart synonymes de perte de temps ainsi que de perte d’informations
- La documentation en allemand que vous ne comprenez pas.
- Les outils trop nombreux : dois-je chercher sur le serveur, confluence ou sharepoint ? Ou peut-être Google Drive ?
- La documentation est obsolète et pas du tout adaptée aux dernières mises à jour
- Ce développeur est parti, comment reprendre son code s’il ne l’a pas documenté ?
Conclusion
La documentation est une composante vitale de la gestion d’entreprise. Les outils de management modernes rendent ce processus plus efficace, en permettant une collaboration accrue, une automatisation, un stockage centralisé et une sécurité renforcée. Dans un monde où l’information est la clé du succès, investir dans la documentation et les outils de gestion appropriés est une décision judicieuse pour toute entreprise souhaitant prospérer et évoluer dans un environnement concurrentiel.
La documentation est également essentielle dans les étapes de fusion-acquisition.
L’importance de la documentation à travers les outils de management, notamment une documentation disponible, à jour, et l’utilisation d’outils centralisés et communs, ne peut être sous-estimée. Elle crée une base solide pour la gestion, améliore la prise de décision et favorise la transparence. Les entreprises qui reconnaissent cette importance sont mieux préparées à relever les défis et à saisir les opportunités qui se présentent sur le marché dynamique d’aujourd’hui.
Découvrez d’autres projets avec My Valentine, Shiawase, Groupomania, Purple Squirrel, Customizely Pro et World Travel.
0 Commentaire