Dans le cadre de l’apprentissage de la méthode agile et de mon métier de Product Manager (que vous avez découvert via mes articles : Présenter son projet, Organiser ses sprints, Réussir sa rétrospective), je vous présente la résolution de conflit via la méthode DESC.
La mise en situation est la suivante : en tant que Product Manager chez Purple Squirrel Software, je suis actuellement en charge d’un sprint de 10 jours pour développer un outil de gestion des ressources humaines. Malheureusement, ces derniers jours, plusieurs problèmes sont apparus, tels que des retards dans les user stories et des problèmes de collaboration entre les développeurs et les designers UX/UI. De plus, j’ai reçu une demande de fonctionnalité de la part de l’équipe commerciale qui n’était pas prévue dans le sprint.
Tout cela a eu un impact sur le moral de l’équipe. Cependant, je suis en train de travailler sur une stratégie pour maximiser la valeur tout en minimisant la charge de travail de l’équipe. Je revois les priorités du sprint et je redéfinis les user stories. Même si cela implique de modifier le sprint en cours, je suis confiant dans le fait que je peux toujours atteindre l’objectif initial de sprint – les fiches de paie. Je travaille dur pour maintenir la cohésion de l’équipe et pour assurer une livraison réussie du produit.
Afin de maintenir cette cohésion, je vais faire appel à différents outils : l’Etat des lieux, le Scrum Board, et surtout la méthode DESC qui me permettra de résoudre les conflits latents dans mon équipe.
L’Etat des lieux
L’état des lieux est une vue de la situation à l’instant T. En l’occurrence, de mon côté, cet instant T ne m’est pas trop favorable. Mon état des lieux montre plusieurs problèmes rencontrés par l’équipe de développement.
La vélocité de l’équipe doit être recalculée en raison de la difficulté de livrer dans les délais impartis. Les US mal évaluées (story points) sont une cause de ce problème, qui nécessite une réévaluation et une réaffectation de ces points. Des US doivent également être redécoupées et repriorisées à l’aide du Planning Poker.
La Maquette UX-UI n’a pas été livrée, tandis que le développeur Front-End n’a pas pu commencer son travail. Le Lead Developer est en congé maladie, ce qui peut ralentir le travail de mon équipe. Le besoin du client a été mal évalué, et le Directeur des ventes s’est engagé sur des fonctionnalités non planifiées sans consulter l’équipe.
En conséquence, l’équipe est confrontée à des difficultés accumulées et une baisse de moral. Pour résoudre ces problèmes, j’envisage plusieurs solutions, telles que la mise en place d’un Kanban physique, la création d’un burndown chart, l’installation d’un glossaire Agile, la clarification des définitions de « Done » collectivement, et l’élaboration d’une fiche de poste pour un SCRUM Master à recruter.
Je suggère de mettre à jour le Scrum Board afin de clarifier le fonctionnement de l’application web et de prioriser les livrables. Nous allons voir de quoi il s’agit.
Le Scrum Board
Le Scrum Board me permet de résoudre les problèmes identifiés en visualisant l’état d’avancement des tâches de travail en temps réel. La mise à jour régulière du Scrum Board détermine les tâches à réaliser pour le sprint en cours, les tâches en cours de réalisation et les tâches déjà terminées. Grâce à lui, je priorise les tâches en fonction de leur importance et je les affecte aux membres de l’équipe qui sont les plus compétents pour les réaliser.
Au niveau du Scrum Board, je peux ainsi inclure les mesures clés que sont la recoupe des US, la priorisation des US Feuilles de Paie et la mise à jour des Story Points. Le Scrum Board physique et le glossaire Agile ont été mis en place pour améliorer la communication et la collaboration. Un processus de recrutement pour un SCRUM Master et des entretiens DESC sont prévus pour mieux comprendre les problèmes de compréhension de mon équipe. C’est ce que nous allons voir de suite.
Les entretiens DESC
Afin de déceler ou révéler une situation posant un défi, dans la méthode agile, j’utilise un outil particulièrement novateur et puissant : le Niko Niko !
Le Niko Niko est une pratique agile qui permet aux membres de l’équipe de suivre et de mesurer leur humeur et leur satisfaction au travail de manière régulière, lors des daily par exemple. Elle consiste à afficher un graphique simple, généralement un tableau ou un panneau, sur lequel chaque membre de l’équipe dessine une petite émotion ou symbole reflétant son humeur du jour. Les humeurs peuvent varier de très heureux à très triste, et peuvent inclure des nuances telles que le stress, la frustration ou la confusion.
Grâce au Niko Niko, je vois qu’il y a une perturbation entre deux membres de mon équipe. J’ai décidé d’avoir des entretiens individuels avec chacun des membres pour comprendre leur point de vue et trouver des solutions acceptables pour tous. J’ai utilisé la méthode DESC pour aborder la situation en décrivant les faits, expliquant leurs ressentis et proposant des solutions pour améliorer leur relation de travail. Ils ont ensuite conclu avec des conséquences pour une résolution future.
Cette méthode va permettre d’apaiser les conflits internes de mon équipe ainsi que mettre au clair toute la communication confuse. La méthode DESC est un outil de communication et de résolution de problèmes souvent utilisé dans les environnements de travail. Elle se compose de quatre étapes : décrire, exprimer, spécifier et conclure.
Tout d’abord, la personne décrit le problème ou la situation qui pose un défi. Ensuite, elle exprime ses sentiments ou ses réactions face à la situation. La troisième étape consiste à spécifier les conséquences de la situation, c’est-à-dire comment elle affecte les autres et elle-même. Enfin, la personne conclut en proposant une solution ou une façon de résoudre le problème.
Les actions abouties grâce à la méthode DESC
Effectuer la méthode DESC est une étape, pas une fin en soi. Suite à ces entretiens, j’ai pris des décisions fortes afin de donner des conditions plus agréables à mon équipe pour maximiser leur efficacité et leur confort de travail.
Je profite de l’email annonçant la demande d’une nouvelle fonctionnalité afin de me concentrer sur la gestion de la performance. Pour cette dernière, je rédige une fiche de poste pour embaucher un Scrum Master qui pourra fluidifier la coordination entre les équipes.
Je partage également 3 idées pouvant être un moteur dans l’amélioration de la collaboration de tous, des idées simples mais qu’on ne met pas forcément en pratique naturellement. Il s’agit de célébrer le succès lorsqu’on sort notre produit, en l’occurrence notre logiciel de gestion de bulletin de paie. Il y a également les activités de Team Building, diverses et ludiques, permettant d’accroître l’esprit d’équipe du groupe. Enfin, les formations et Workshops, passage obligatoire de nos jours afin de garantir le développement des compétences de toute l’équipe.
J’en profite également pour partager un glossaire sur les thèmes de l’agilité, il pourra améliorer la compréhension de chacun et éviter des quiproquos. Je me dis qu’il faut que je fasse la même chose pour les termes techniques liés au développement, tout cela pour mieux communiquer avec les développeurs.
Enfin, le schéma simplifié d’application web est un must have dans la conception du produit. Simple mais efficace, il permettra à toute l’équipe de visualiser le produit avant de le concevoir.
En conclusion, les conflits sont des freins mais aussi des moteurs d’une équipe. Bien gérés, ils peuvent rapidement montrer les forces et les faiblesses d’une équipe agile. Pour les exploiter du mieux que possible, il ne faut pas les fuir, bien au contraire, ne pas hésiter à les encadrer, comme on vient de le faire, avec un état des lieux et un Scrum Board. Puis, utiliser la méthode DESC afin de résoudre les conflits les plus aigus et révélateurs du fonctionnement de l’équipe. Enfin, il ne faut pas s’arrêter en si bon chemin en mettant en place les actions correctives et préventives pour améliorer la communication et l’efficacité de l’équipe.
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